Kickoff-tapahtuman järjestäminen ammattilaisen kanssa riippuu tapahtuman laajuudesta, yrityksen resursseista ja halutusta lopputuloksesta. Pienissä tiimitapahtumissa voit selvitä omillasi, mutta suuremmat kickoff-tapahtumat hyötyvät ammattitaitoisen tapahtumatuottajan kokemuksesta ja verkostoista. Ammattilainen säästää aikaasi, varmistaa sujuvan toteutuksen ja luo vaikuttavan kokemuksen osallistujille.
Mitä kickoff-tapahtuma oikeastaan tarkoittaa ja miksi se on tärkeä?
Kickoff-tapahtuma on yrityksen tai tiimin järjestämä aloitustapahtuma, joka käynnistää uuden projektin, vuoden tai strategisen suunnan. Se kokoaa ihmiset yhteen kirkastamaan tavoitteita, luomaan yhteishenkeä ja motivoimaan tulevaan työhön.
Kickoff-tapahtuman merkitys yrityksen toiminnalle on merkittävä. Se toimii tehokkaana viestintävälineenä, jossa johto voi jakaa vision ja strategian koko organisaatiolle samanaikaisesti. Tapahtuma luo yhteenkuuluvuuden tunteen ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät omat roolinsa suuremmassa kokonaisuudessa.
Hyvin toteutettu kickoff-tapahtuma nostaa tiimin motivaatiota ja sitoutumista. Se antaa mahdollisuuden verkostoitumiseen eri osastojen välillä ja vahvistaa yrityskulttuuria. Tapahtuma myös toimii symbolisena käännekohtana, joka erottaa menneen ja tulevan selkeästi toisistaan.
Milloin kannattaa käyttää ammattilaista kickoff-tapahtuman järjestämiseen?
Ammattilaisen käyttäminen on suositeltavaa, kun osallistujia on yli 50, tapahtuma kestää koko päivän tai pidempään, tai kun haluat vaikuttavan ja muistettavan kokemuksen. Myös tiukat aikataulut ja korkeat odotukset puoltavat ammattilaisen valintaa.
Yrityksen koko vaikuttaa päätökseen merkittävästi. Suuret organisaatiot hyötyvät aina ammattilaisesta, sillä logistiikka ja koordinointi ovat monimutkaisia. Pienemmät yritykset voivat harkita ammattilaista erityisesti tärkeiden virstanpylväiden, kuten yrityksen perustamisen vuosipäivän tai suuren strategiamuutoksen yhteydessä.
Budjetti ei aina ole este ammattilaisen käytölle. Tapahtumatuotanto voi olla kustannustehokasta, kun huomioidaan oman henkilöstön työaika, mahdolliset virheet ja stressin aiheuttamat kustannukset. Ammattilainen tuo mukanaan toimittajaverkostonsa ja neuvotteluvoimansa, mikä voi säästää rahaa.
Oman osaamisen rehellinen arviointi on tärkeää. Jos yrityksessä ei ole kokemusta tapahtumien järjestämisestä tai aikaa perehtyä kaikkiin yksityiskohtiin, ammattilainen on järkevä valinta. Erityisesti tekniset toteutukset, kuten ääni-, valo- ja videotekniikka, vaativat asiantuntemusta.
Mitä kickoff-tapahtuman järjestäminen itse asiassa maksaa?
Kickoff-tapahtuman kustannukset vaihtelevat merkittävästi tapahtuman koon ja laajuuden mukaan. Pieni tiimitapahtuma 20 hengelle maksaa 2000-5000 euroa, kun taas suuri yritystason kickoff 200-500 osallistujalle voi maksaa 15000-50000 euroa tai enemmän.
Suurimmat kustannuserät muodostuvat tilasta, cateringista, teknisestä toteutuksesta ja mahdollisista esiintyjistä. Tila vie tyypillisesti 20-30% budjetista, catering 25-40% ja tekniikka 15-25%. Loput menevät suunnitteluun, materiaaleihin ja yllättäviin kuluihin.
Oman tekemisen ja ammattilaisen käyttämisen kustannusvertailussa on huomioitava piilotetut kulut. Oma henkilöstö käyttää kymmeniä tunteja suunnitteluun ja toteutukseen, mikä tarkoittaa merkittävää työaikakustannusta. Lisäksi kokemattomuudesta johtuvat virheet voivat aiheuttaa lisäkuluja.
Ammattilainen tuo kustannussäästöjä toimittajasuhteidensa kautta ja pystyy välttämään kalliita virheitä. Aikainvestointi vähenee merkittävästi, kun tapahtuma-ammattilainen hoitaa koordinoinnin. Kokonaisuutena ammattilaisen käyttäminen ei välttämättä maksa enempää kuin oma toteutus, mutta lopputulos on usein laadukkaampi.
Miten valita oikea tapahtumatuottaja kickoff-tapahtumaan?
Oikean tapahtumatuottajan valinta alkaa selkeiden kriteerien määrittämisestä. Etsi kokemusta yritystapahtumat-segmentistä, erityisesti kickoff-järjestämisestä. Tarkista referenssit samankokoisista tapahtumista ja varmista, että tapahtumapalvelut kattavat tarpeitasi.
Tarjouspyynnössä tulee määritellä tapahtuman tavoitteet, osallistujamäärä, budjetti, aikataulu ja toiveet sisällöstä. Kysy tarjoajilta konkreettisia esimerkkejä vastaavista toteutuksista ja pyydä yksityiskohtainen kustannusjaottelu. Selvitä myös, mitä palveluja hinta sisältää ja mitkä ovat lisämaksullisia.
Referenssien tarkistaminen on välttämätöntä. Ota yhteyttä aiempiin asiakkaisiin ja kysy kokemuksista erityisesti aikataulujen pitävyydestä, budjetin hallinnasta ja ongelmatilanteiden ratkaisemisesta. Hyvä tapahtuma-ammattilainen antaa mielellään asiakkaiden yhteystietoja.
Yhteistyön onnistumisen edellytykset rakentuvat luottamukselle ja selkeälle kommunikaatiolle. Valitse kumppani, jonka kanssa kemiat toimivat ja joka ymmärtää yrityksesi kulttuuria. Varmista, että tapahtumatuottajalla on riittävät resurssit ja varaplani ongelmatilanteita varten.
Kickoff-suunnittelu vaatii huolellisuutta ja asiantuntemusta riippumatta siitä, toteutatko tapahtuman itse vai ammattilaisen kanssa. Oikein toteutettuna kickoff-tapahtuma on investointi, joka maksaa itsensä takaisin parempana tiimihenkisenä, selkeämpinä tavoitteina ja motivoituneempina työntekijöinä. Mieti omia tarpeitasi ja resurssejasi realistisesti, niin löydät oikean tavan toteuttaa onnistunut aloitustapahtuma.
