Avaimet käteen -tapahtumapalvelut tarkoittavat kokonaisvaltaista tapahtumatuotantoa, jossa tapahtuman järjestäjä huolehtii kaikista tapahtuman osa-alueista asiakkaan puolesta. Tämä sisältää kaiken suunnittelusta, budjetoinnista ja aikataulutuksesta aina käytännön järjestelyihin, tekniikkaan, ohjelmaan, cateringiin ja jälkitoimiin. Asiakas voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja nauttia valmiista tapahtumasta ilman stressiä järjestelyistä. MagnumEvents tarjoaa ammattitaitoisia avaimet käteen -tapahtumapalveluita, jotka räätälöidään aina asiakkaan tarpeisiin sopiviksi.
Mitä avaimet käteen -tapahtumapalvelut tarkoittavat nykyaikaisessa tapahtumatuotannossa?
Nykyaikaisessa tapahtumatuotannossa avaimet käteen -palvelut tarkoittavat kokonaisvaltaista vastuunottoa koko tapahtumaprosessista. Kyse on palvelukonseptista, jossa tapahtumatoimisto kantaa vastuun kaikista järjestelyistä ja asiakkaan tarvitsee vain ”kääntää avain lukossa” – eli saapua valmiiseen tapahtumaan.
Me MagnumEventsillä olemme toteuttaneet avaimet käteen -tapahtumia jo vuosikymmeniä. Kokemuksemme ansiosta pystymme tarjoamaan saumattoman kokonaisuuden, joka sisältää tapahtuman ideoinnin, suunnittelun, budjetoinnin, tuotannon ja jälkimarkkinoinnin. Palvelumme kattaa niin pienet yritystilaisuudet kuin suuret, monipäiväiset tapahtumat.
Nykyaikaiset tapahtumapalvelut mukautuvat myös digitaaliseen toimintaympäristöön. Tarjoamme hybriditoteutuksia ja virtuaalitapahtumia perinteisten fyysisten tapahtumien rinnalla. Avaimet käteen -periaate säilyy toteutusmuodosta riippumatta – asiakas saa huolettoman ja ammattimaisen tapahtumakokemuksen.
Mitä kaikkea avaimet käteen -tapahtumapalveluihin sisältyy?
Avaimet käteen -tapahtumapalvelut sisältävät kaikki tapahtuman elementit suunnittelusta jälkitoimiin. Palveluvalikoima kattaa tapahtuman konseptoinnin, tilavaraukset, tekniikan, cateringin, esiintyjät, ohjelmasuunnittelun, kuljetukset, majoitusjärjestelyt, markkinoinnin, kutsuprosessin ja jälkimarkkinoinnin.
Tarjoamme asiakkaillemme tapahtumatekniikan, kuten äänentoiston, valaistuksen, lavastuksen ja AV-toteutuksen. Hoidamme myös esiintyjävaraukset, juontajat ja tarvittaessa tulkkauksen. Suunnittelemme tapahtuman visuaalisen ilmeen yhdessä asiakkaan kanssa ja toteutamme sen tapahtumapaikalla.
MagnumEventsin palveluihin kuuluu lisäksi:
- Tapahtumakonseptin suunnittelu ja ideointi
- Budjettihallinta ja kustannusseuranta
- Tapahtumapaikkojen kartoitus ja varaus
- Tapahtumaturvallisuus ja lupa-asiat
- Projektijohtaminen ja aikataulutus
- Jälkimarkkinointi ja raportointi
Miksi yrityksen kannattaa ulkoistaa tapahtumajärjestelyt ammattilaisille?
Yrityksen kannattaa ulkoistaa tapahtumajärjestelyt ammattilaisille, koska se säästää merkittävästi aikaa ja resursseja. Tapahtumien järjestäminen vaatii erityisosaamista, kattavia verkostoja ja kokemusta, joita yrityksen omalta henkilöstöltä harvoin löytyy päätyönsä ohessa.
MagnumEventsillä on vuosien kokemus ja noin 4000 toimeksiantoa vuosittain. Tämä takaa, että hallitsemme erilaisten tapahtumien järjestämisen ja pystymme ennakoimaan haasteet. Ammattitaitomme ansiosta vältytään yleisiltä virheiltä, jotka voivat tulla yllättävän kalliiksi ja vaarantaa tapahtuman onnistumisen.
Ulkoistaminen tuo myös kustannustehokkuutta. Meillä on valmiit verkostot ja neuvotellut sopimukset eri toimijoiden kanssa. Lisäksi pystymme skaalaamaan palvelut juuri sopiviksi asiakkaan budjettiin nähden. Kun tapahtumajärjestelyt on ulkoistettu, yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja tapahtuman sisällöllisiin tavoitteisiin.
Miten avaimet käteen -tapahtuman suunnittelu etenee käytännössä?
Avaimet käteen -tapahtuman suunnittelu alkaa huolellisella tarpeiden kartoituksella. Ensimmäisessä tapaamisessa määrittelemme tapahtuman tavoitteet, kohderyhmän, budjetin ja alustavan aikataulun. Tämän jälkeen laadimme tarkan projektisuunnitelman ja etenemme vaiheittain kohti tapahtumapäivää.
Suunnitteluvaiheen jälkeen siirrymme käytännön järjestelyihin. Teemme tarvittavat varaukset, suunnittelemme ohjelman, varmistamme tekniikan toimivuuden ja hoidamme tarvittavan viestinnän. Pidämme asiakkaan ajan tasalla koko prosessin ajan ja varmistamme, että kaikki yksityiskohdat ovat kunnossa.
Tapahtumapäivänä MagnumEventsin tiimi on paikalla hyvissä ajoin varmistamassa, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan. Huolehdimme tekniikasta, aikataulusta ja reagoimme mahdollisiin muutoksiin. Tapahtuman jälkeen keräämme palautteen, analysoimme tulokset ja raportoimme asiakkaalle tapahtuman onnistumisesta.
Yhteenveto: Miksi MagnumEvents on luotettava kumppani tapahtumasi toteuttamiseen
MagnumEvents on luotettava kumppani tapahtumien toteuttamiseen, koska meillä on vuosikymmenien kokemus alalta ja toteutamme vuosittain tuhansia erikokoisia tapahtumia. Olemme Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n sekä Tapahtumateollisuus ry:n jäsen ja tilaajavastuulain mukainen Luotettava Kumppani.
Palvelemme Vantaalta käsin koko Suomea ja matkaamme tarvittaessa myös ulkomaille toteuttamaan tapahtumia asiakkaiden toiveiden mukaisesti. Vahvuuksiimme kuuluu monipuolinen osaaminen tapahtumajärjestämisen eri osa-alueilla sekä kyky toteuttaa erilaisia tapahtumia pienistä kokouksista aina suuriin festivaaleihin.
Kun valitset MagnumEventsin avaimet käteen -tapahtumapalvelut, saat osaavan kumppanin, joka huolehtii kaikista yksityiskohdista ja varmistaa tapahtumasi onnistumisen. Ota yhteyttä ja kerro meille tapahtumastasi – toteutamme laadukkaat ja personoidut tapahtumat juuri sinun tarpeisiisi!
