Tapahtumatuottaja on ammattilainen, joka vastaa yritystilaisuuden kokonaisvaltaisesta suunnittelusta, koordinoinnista ja toteutuksesta alusta loppuun. Hän toimii tilaisuuden rakentajana, joka pitää kaikki langat käsissään niin, että asiakas voi keskittyä omaan rooliinsa tapahtumassa. Alla käymme läpi tapahtumatuottajan roolin keskeisimmät kysymykset käytännön tasolla.
Mitä tapahtumatuottaja käytännössä tekee ennen tapahtumaa?
Tapahtumatuottaja vastaa ennen tapahtumaa kaikesta suunnittelusta, hankinnoista ja koordinoinnista, jotta tilaisuus voidaan toteuttaa sujuvasti. Hän määrittelee tapahtuman tavoitteet yhdessä asiakkaan kanssa, rakentaa aikataulun, kilpailuttaa ja valitsee toimittajat sekä varmistaa, että jokainen osapuoli tietää tehtävänsä.
Käytännössä esisuunnitteluvaihe pitää sisällään laajan joukon tehtäviä:
- Tapahtuman konseptin ja sisällön suunnittelu yhdessä asiakkaan kanssa
- Tapahtumapaikan etsiminen ja varaaminen
- Budjetin laadinta ja seuranta
- Esiintyjien, juontajien ja muiden sisältöjen hankinta
- Teknisen toteutuksen suunnittelu: ääni, valo, kuva ja lavastus
- Catering- ja kuljetuspalveluiden koordinointi
- Viestintä kaikkien sidosryhmien välillä
Tapahtumatuottajan työ ennen tapahtumaa on pitkälti riskienhallintaa. Hän tunnistaa mahdolliset ongelmat etukäteen ja rakentaa varasuunnitelmat niiden varalle. Mitä monimutkaisempi tilaisuus, sitä tärkeämpää on huolellinen esisuunnittelutyö.
Miten tapahtumatuottaja eroaa tapahtumakoordinaattorista?
Tapahtumatuottaja vastaa tapahtuman kokonaisjohtamisesta, strategiasta ja lopputuloksesta, kun taas tapahtumakoordinaattori hoitaa käytännön yksityiskohtia tuottajan ohjauksessa. Tuottaja tekee päätökset ja kantaa vastuun kokonaisuudesta, ja koordinaattori toteuttaa sovitut tehtävät operatiivisella tasolla.
Ero on parhaiten ymmärrettävissä vastuun ja päätösvallan kautta. Tapahtumatuottaja on se henkilö, joka neuvottelee sopimukset, päättää budjetin käytöstä ja vastaa siitä, että tapahtuma vastaa asiakkaan tavoitteita. Hän johtaa koko projektiryhmää, johon koordinaattori kuuluu.
Tapahtumakoordinaattori puolestaan huolehtii esimerkiksi siitä, että kutsut lähtevät ajallaan, osallistujalistat ovat ajan tasalla ja toimittajat saavat tarvittavat tiedot. Hän toimii tuottajan jatkeena, mutta ei yleensä kanna vastuuta kokonaistuloksesta tai tee itsenäisiä strategisia päätöksiä.
Pienemmissä yrityksissä nämä roolit saattavat yhdistyä samalle henkilölle, mutta vaativissa yritystapahtumissa selkeä roolinjako on edellytys onnistumiselle.
Milloin yrityksen kannattaa palkata ulkoinen tapahtumatuottaja?
Ulkoinen tapahtumatuottaja kannattaa palkata silloin, kun yrityksen sisäiset resurssit eivät riitä tapahtuman laadukkaaseen toteuttamiseen, tilaisuus on strategisesti tärkeä tai tapahtuma vaatii erityisosaamista, jota organisaatiosta ei löydy. Ulkoistaminen on perusteltua myös silloin, kun tapahtuma järjestetään harvoin eikä osaamista ole syytä rakentaa talon sisälle.
Käytännössä ulkoinen tapahtumatuottaja on erityisen arvokas seuraavissa tilanteissa:
- Vuosijuhlat, asiakastilaisuudet tai suuret seminaarit, joissa brändimielikuva on kriittinen
- Tapahtumat, joihin liittyy monimutkainen tekninen toteutus
- Ulkomailla tai useassa paikassa samanaikaisesti järjestettävät tilaisuudet
- Tilanteet, joissa henkilöstöllä ei ole aikaa hoitaa järjestelyjä oman työn ohella
- Tapahtumat, joissa tarvitaan laaja toimittajaverkosto nopeasti
Ulkoinen ammattilainen tuo mukanaan valmiit verkostot, neuvotteluvoiman toimittajien kanssa sekä kokemuksen siitä, mikä toimii ja mikä ei. Me MagnumEventsillä hoidamme vuosittain tuhansia toimeksiantoja, joten asiakkaamme hyötyvät suoraan siitä, että olemme nähneet lähes kaiken mahdollisen vastaan tulevan haasteen.
Mitä tapahtumatuottaja hoitaa tapahtumapäivänä?
Tapahtumapäivänä tapahtumatuottaja johtaa toteutusta paikan päällä, varmistaa aikataulussa pysymisen, ratkaisee ongelmat ennen kuin asiakas edes huomaa niitä ja toimii kaikkien osapuolten välisenä viestintäpisteenä. Hän on tapahtuman operatiivinen johtaja, joka pitää kokonaisuuden hallinnassa alusta loppuun.
Tapahtumapäivän tehtävät jakautuvat tyypillisesti kolmeen vaiheeseen:
Rakennusvaihe ennen tilaisuuden alkua
Tuottaja valvoo tilan rakentamista, tekniikan asennusta ja toimittajien saapumista. Hän käy läpi aikataulun kaikkien vastuuhenkilöiden kanssa, varmistaa, että lava, ääni ja valaistus ovat kunnossa sekä tekee viimeiset tarkistukset ennen ovien avaamista.
Tilaisuuden läpivienti
Kun tapahtuma on käynnissä, tuottaja seuraa ohjelman etenemistä, koordinoi esiintyjien ja juontajan toimintaa kulissien takana sekä reagoi reaaliajassa muutoksiin. Hän on tavoitettavissa kaikille toimijoille, mutta pysyy poissa vieraiden tieltä niin, että kokemus säilyy sujuvana.
Kuinka paljon tapahtumatuottajan käyttö maksaa yritykselle?
Tapahtumatuottajan hinta vaihtelee merkittävästi tapahtuman laajuuden, keston ja vaativuuden mukaan. Yksinkertaistettuna: mitä enemmän tuottaja koordinoi ja mitä suurempi tilaisuus on, sitä korkeampi on myös palkkio. Hinnoittelu voi perustua kiinteään projektihintaan, päiväpalkkioon tai prosenttiosuuteen kokonaisbudjetista.
Kustannuksia arvioitaessa on tärkeää erottaa tuottajan oma palkkio tapahtuman kokonaisbudjetista. Tuottajan palkkio on investointi, joka usein säästää rahaa muualla, sillä ammattilaisella on neuvotteluvoima toimittajien kanssa ja kyky välttää kalliit virheet.
Hinnoitteluun vaikuttavat käytännössä:
- Tapahtuman koko ja osallistujamäärä
- Suunnittelutyön laajuus ja aikajänne
- Teknisen toteutuksen monimutkaisuus
- Tapahtumapaikka ja mahdolliset matkakustannukset
- Sisältöpalveluiden, kuten esiintyjien ja juontajien, hankinta
Avaimet käteen -toteutuksessa kaikki edellä mainitut elementit niputetaan yhteen kokonaisuuteen, jolloin asiakas tietää etukäteen tarkalleen, mitä hän saa ja millä hinnalla. Tämä on monelle yritykselle selkein ja riskittömin tapa hankkia tapahtumatuotanto.
Haluatko tietää, mitä yrityksesi tapahtuma voisi maksaa? Pyydä meiltä maksuton tarjous, ja rakennamme teille juuri teidän tarpeitanne vastaavan kokonaisuuden, oli kyseessä sitten pieni kokousseminaari tai suuri vuosijuhla.
