Oikea tapahtumatuottaja yritykselle löytyy vertailemalla toimijoiden kokemustaustaa, palveluvalikoimaa ja referenssejä suhteessa oman tapahtumasi tarpeisiin. Tärkein valintakriteeri on se, että toimisto ymmärtää yrityksesi tavoitteet ja pystyy toteuttamaan tapahtuman alusta loppuun luotettavasti. Alla käymme läpi käytännön kysymykset, jotka auttavat sinua tekemään parhaan valinnan.
Mitä tapahtumatuottaja käytännössä tekee yritykselle?
Tapahtumatuottaja vastaa yrityksen tapahtuman suunnittelusta, koordinoinnista ja teknisestä toteutuksesta. Käytännössä tämä tarkoittaa kaikkea tapahtumapaikan valinnasta ohjelmasuunnitteluun, tekniikan rakentamiseen, esiintyjien hankintaan ja aikataulutukseen. Yritys saa yhden luotettavan kumppanin, joka kantaa vastuun kokonaisuudesta.
Tapahtumatuottajan rooli vaihtelee sen mukaan, kuinka laajan toimeksiannon yritys antaa. Osatoteutuksessa toimisto hoitaa esimerkiksi pelkän tekniikan tai esiintyjähankinnan. Avaimet käteen -mallissa tuottaja ottaa vastuun kaikesta: konseptoinnista, logistiikasta, juontajista, somistuksesta ja jälkitöistä.
Ammattitaitoinen tapahtumatoimisto tuo mukanaan myös laajan yhteistyöverkoston. Tämä tarkoittaa, että yritys pääsee käsiksi kokeneisiin esiintyjiin, tekniikkaosaajiin ja tapahtumapalvelujen tuottajiin, joita olisi vaikea löytää itse lyhyessä ajassa.
Milloin yrityksen kannattaa palkata ulkopuolinen tapahtumatuottaja?
Ulkopuolinen tapahtumatuottaja kannattaa palkata silloin, kun tapahtuman laajuus, aikataulu tai tekninen vaativuus ylittää oman henkilöstön resurssit. Myös silloin, kun tapahtumalla on selkeä strateginen merkitys, kuten vuosijuhla, asiakastilaisuus tai suuri seminaari, ammattimainen toteutus maksaa itsensä takaisin.
Käytännön merkit siitä, että ulkoinen apu on tarpeen:
- Tapahtumaan osallistuu useita kymmeniä tai satoja henkilöitä
- Ohjelma sisältää tekniikkaa, esiintyjiä tai monimutkaista logistiikkaa
- Oma tiimi on jo täysin kiinni päivittäisessä työssä
- Tapahtuma järjestetään vieraassa kaupungissa tai ulkomailla
- Haluatte tapahtumalle selkeän teeman ja ammattimaisen ilmeen
Pienemmissäkin tapahtumissa ulkoinen tapahtumajärjestäjä voi tuoda merkittävää lisäarvoa, kun halutaan varmistaa laadukas ja stressitön kokemus sekä järjestäjille että osallistujille.
Mitä kriteereitä tapahtumatuottajan valinnassa kannattaa painottaa?
Tapahtumatuottajan valinnassa tärkeimpiä kriteereitä ovat kokemus vastaavanlaisista tapahtumista, selkeä viestintä ja kyky ymmärtää asiakkaan tavoitteet. Referenssit, toimialan jäsenyydet ja tilaajavastuulain mukainen luotettavuus kertovat toimiston ammattimaisuudesta konkreettisesti.
Kokemus ja referenssit
Pyydä toimistolta esimerkkejä aiemmin toteutetuista yritystapahtumista, jotka muistuttavat omaa tarvettasi. Pitkä kokemus ei yksin riitä, vaan oleellista on, että toimistolla on näyttöjä juuri sinulle relevanteista tapahtumalajeista, olipa kyseessä ulkotapahtuma, seminaari tai vuosijuhla.
Palveluvalikoiman laajuus
Tarkista, hoitaako toimisto pelkän osan vai koko ketjun suunnittelusta toteutukseen. Täyden palvelun tapahtumatoimisto pystyy tarjoamaan myös sisältöpalvelut, esiintyjät ja juontajat saman katon alta, mikä yksinkertaistaa yhteistyötä ja vähentää koordinointitaakkaa.
Miten tapahtumatuottajalle annetaan tarjouspyyntö?
Hyvä tarjouspyyntö tapahtumatuottajalle sisältää tapahtuman ajankohdan, paikan, osallistujamäärän, alustavan budjetin ja tapahtuman tavoitteen. Mitä tarkemmin nämä tiedot kerrot, sitä osuvamman ja vertailukelpoisemman tarjouksen saat takaisin.
Tarjouspyynnössä ei tarvitse olla kaikkea valmiiksi päätettyä. Monet yritykset lähettävät alustavan pyynnön, jossa kuvaavat tapahtuman luonteen ja toiveet, ja antavat toimiston ehdottaa ratkaisuja. Tämä on usein toimiva tapa, sillä kokenut tapahtumatuottaja osaa kysyä oikeat tarkentavat kysymykset.
Käytännössä tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää:
- Tapahtuman tyyppi (seminaari, juhlat, ulkotapahtuma jne.)
- Arvioitu ajankohta ja kesto
- Tapahtumapaikka tai toive sijainnista
- Osallistujamäärä
- Budjettihaarukka
- Erityistoiveet, kuten esiintyjät, tekniikka tai teema
Mitkä ovat yleisimmät virheet tapahtumatuottajan valinnassa?
Yleisin virhe tapahtumatuottajan valinnassa on valita toimisto pelkästään halvimman hinnan perusteella tarkistamatta kokemusta tai referenssejä. Toinen usein toistuva virhe on jättää kilpailutus liian myöhäiseksi, jolloin parhaat toimistot ovat jo varattuja.
Muita tyypillisiä virheitä ovat:
- Epäselvä toimeksianto: Kun tavoitteet jäävät epämääräisiksi, tuottaja ei pysty suunnittelemaan tapahtumaa oikein.
- Viestintäkatkokset: Yhteyshenkilöiden puuttuminen tai epäsäännöllinen yhteydenpito johtaa väärinymmärryksiin toteutuksen aikana.
- Luotettavuuden tarkistamatta jättäminen: Tilaajavastuulain mukainen tarkistus on helppo tehdä, mutta se jää usein tekemättä kiireessä.
- Liian kapea palvelunäkemys: Valitaan toimisto, joka hoitaa vain yhden osa-alueen, vaikka kokonaisvastuu olisi tehokkaampi ratkaisu.
Näiltä sudenkuopilta välttyy parhaiten aloittamalla suunnittelu ajoissa, kirjaamalla tavoitteet selkeästi ja valitsemalla toimisto, jolla on todistettua kokemusta vastaavanlaisista yritystapahtumista.
Haluatko varmistaa, että seuraava yritystapahtumasi onnistuu alusta loppuun? Me MagnumEventsillä olemme toteuttaneet satoja yritystapahtumia vuosittain ja hoidamme tapahtumasi joko osatoteutuksena tai avaimet käteen. Pyydä tarjous tapahtumaasi jo tänään, niin räätälöimme juuri teidän tilaisuuteenne sopivan ratkaisun.
