Yleisimmät virheet yritystapahtuman suunnittelussa liittyvät puutteelliseen budjetointiin, kohderyhmän epäselvyyteen, liian lyhyeen suunnitteluaikaan ja teknisiin ongelmiin tapahtumapäivänä. Nämä virheet toistuvat vuodesta toiseen, koska tapahtuman järjestäminen näyttää ulkoapäin yksinkertaisemmalta kuin se todellisuudessa on. Alla käymme läpi jokaisen ongelma-alueen ja kerromme, miten ne voidaan välttää.
Miksi niin moni yritystapahtuma epäonnistuu budjetoinnissa?
Yritystapahtuma epäonnistuu budjetoinnissa useimmiten siksi, että kustannuksia aliarvioidaan systemaattisesti. Tilakulut, tekniikka, catering, esiintyjät ja viestintä kasvavat helposti yli alkuperäisen arvion, kun piilokustannuksia ei ole huomioitu etukäteen. Ilman realistista budjettirakennetta tapahtuma joko ylittää rahoituksen tai se joudutaan toteuttamaan puolivillaisesti.
Yksi yleisimmistä sudenkuopista on se, että budjetti laaditaan toiveiden eikä todellisten hintojen pohjalta. Tilat voivat maksaa huomattavasti enemmän kuin oletetaan, ja tekniikan vuokraus, asennus sekä operointikustannukset jäävät usein kokonaan laskematta. Myös puskurivaraus unohtuu: ammattimaisessa tapahtumatuotannossa suositellaan jättämään noin kymmenen prosenttia budjetista odottamattomia kuluja varten.
Toinen yleinen virhe on se, että budjetti päätetään ennen kuin tapahtuman laajuus on selvillä. Kun sisältö ja osallistujamäärä tarkentuvat myöhemmin, kustannukset kasvavat, mutta budjettia ei päivitetä vastaavasti. Realistinen budjetointi edellyttää, että tapahtuman tavoitteet, formaatti ja kohderyhmä ovat selvillä ennen kuin yhtään lukua lyödään lukkoon.
Mitä tapahtuu, kun kohderyhmää ei määritellä etukäteen?
Kun kohderyhmää ei määritellä ennen yritystapahtuman suunnittelua, tapahtumasta tulee helposti sekava kokonaisuus, joka ei palvele ketään kunnolla. Ohjelma, viestintä, tila ja tunnelma suunnitellaan ikään kuin tyhjöön, jolloin lopputulos ei resonoi osallistujien kanssa eikä täytä tapahtumalle asetettuja liiketoiminnallisia tavoitteita.
Kohderyhmän puuttuminen näkyy käytännössä monella tavalla. Kutsuviestintä menee väärille ihmisille tai se on kirjoitettu väärällä sävyllä. Ohjelma saattaa olla liian teknistä asiantuntijoille suunnatulle yleisölle tai liian pintapuolista, jos osallistujat odottavat syvällistä sisältöä. Tilavalinta voi olla epäkäytännöllinen, jos ei tiedetä, tuleeko paikalle nuoria ammattilaisia vai johtoryhmän jäseniä.
Kohderyhmän määrittely ei tarkoita pelkästään demografisia tietoja. On tärkeää ymmärtää, mitä osallistujat odottavat tapahtumalta, mikä motivoi heitä osallistumaan ja mitä he haluavat viedä mukanaan. Tämä tieto ohjaa kaikkia muita suunnittelupäätöksiä sisällöstä cateringin valintaan.
Kuinka paljon etukäteen yritystapahtuma pitää suunnitella?
Yritystapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa vähintään kolme kuukautta ennen tapahtumapäivää, ja suuremmissa tapahtumissa suositeltava suunnitteluaika on puolesta vuodesta vuoteen. Mitä enemmän osallistujia, esiintyjiä tai teknistä toteutusta tapahtumaan kuuluu, sitä aikaisemmin suunnittelu on käynnistettävä.
Tilojen varaaminen on usein se tekijä, joka asettaa aikataulun. Suositut tapahtumatilat Suomessa täyttyvät nopeasti, erityisesti syys- ja talvikaudella, jolloin yritystapahtumia järjestetään eniten. Jos tila varataan liian myöhään, joudutaan tinkimään sijainnista tai kapasiteetista.
Esiintyjien ja puhujien varaaminen vaatii myös aikaa. Kysytyimmät esiintyjät ovat usein varattuja kuukausia etukäteen, ja heidän aikataulujensa sovittaminen tapahtuman muuhun ohjelmaan vie oman aikansa. Sama pätee audiovisuaaliseen tekniikkaan ja erikoispalveluihin: mitä myöhemmin varaukset tehdään, sitä rajallisemmat vaihtoehdot ovat.
Miksi tekninen toteutus on yleisin ongelma tapahtumapäivänä?
Tekninen toteutus on yleisin ongelma tapahtumapäivänä, koska se jätetään usein viimeiseksi suunniteltavaksi osa-alueeksi ja sen vaatima testausaika aliarvioidaan pahasti. Äänentoisto, valaistus, videoyhteydet ja esitystekniikka ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, jotka vaativat huolellisen etukäteisvalmistelun ja riittävät harjoitukset ennen varsinaista tapahtumaa.
Yleinen virhe on olettaa, että tekniikka toimii automaattisesti, kun laitteet on toimitettu paikalle. Todellisuudessa eri laitteiden yhteensopivuus, tilan akustiikka ja valaistus vaativat säätöä ja testaamista paikan päällä. Hybriditapahtumat, joissa osa osallistujista on etänä, lisäävät teknistä monimutkaisuutta entisestään.
Teknisten ongelmien välttäminen edellyttää kolmea asiaa: ammattitaitoista teknistä henkilöstöä, riittävää harjoitusaikaa ennen tapahtumaa ja selkeää varasuunnitelmaa yleisimpien ongelmien varalle. Tekniikan pettäminen kesken tärkeän puheenvuoron tai esityksen jättää osallistujille kielteisen muistijäljen, jota on vaikea korjata.
Milloin kannattaa palkata tapahtumatoimisto suunnittelun avuksi?
Tapahtumatoimiston palkkaaminen kannattaa silloin, kun tapahtumalla on selkeä liiketoiminnallinen merkitys, osallistujamäärä ylittää muutaman kymmenen henkilön tai organisaation sisäiset resurssit eivät riitä laadukkaaseen toteutukseen. Mitä enemmän tapahtumaan liittyy liikkuvia osia, sitä enemmän ammattimainen koordinointi maksaa itsensä takaisin.
Tapahtumatoimisto tuo mukanaan kokemuksen lisäksi valmiit toimittajaverkostot, hintaneuvottelutaidot ja kyvyn ennakoida ongelmat ennen kuin ne syntyvät. Yrityksille, joilla ei ole omaa tapahtumatuotannon osaamista, ulkoistaminen on usein kustannustehokkaampaa kuin oman henkilöstön kouluttaminen tai kuormittaminen.
Me MagnumEventsillä toteutamme vuosittain tuhansia toimeksiantoja pienistä kokouksista suuriin yritysfestivaaleihin. Voit tilata meiltä joko yksittäisen osa-alueen, kuten tekniikan tai esiintyjät, tai antaa koko tapahtuman meille avaimet käteen -periaatteella. Näin oma henkilöstösi voi keskittyä ydintoimintaan, ja tapahtuma toteutuu ammattimaisesti alusta loppuun.
Pyydä meiltä tarjous tapahtumaasi. Kerro meille tapahtuman ajankohta, paikka, osallistujamäärä ja budjetti, niin rakennetaan yhdessä juuri teidän tarpeisiinne sopiva kokonaisuus. Ota yhteyttä ja aloitetaan suunnittelu hyvissä ajoin.
