Tapahtumatuotanto kannattaa ulkoistaa, koska se vapauttaa yrityksen resurssit ydintoimintaan samalla kun ammattilaiset huolehtivat tapahtuman laadusta, logistiikasta ja teknisestä toteutuksesta. Ulkoistaminen sopii erityisesti yrityksille, joilla ei ole omaa tapahtumaosaamista tai joiden tapahtumat vaativat laajaa verkostoa esiintyjistä, tiloista ja tekniikasta. Seuraavissa osioissa käymme läpi käytännön hyödyt, oikean ajankohdan tunnistamisen ja sen, miten valitset luotettavan kumppanin.
Mitä tapahtumatuotannon ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa?
Tapahtumatuotannon ulkoistaminen tarkoittaa, että yritys siirtää tapahtumansa suunnittelun, järjestelyn ja toteutuksen kokonaan tai osittain ulkopuolisen tapahtumatoimiston vastuulle. Ulkoistaminen voi kattaa kaiken ideoinnista ja budjetoinnista paikan varaukseen, tekniikkaan, esiintyjiin ja juontajiin, tai se voi rajoittua vain tiettyyn osa-alueeseen.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että tapahtumatoimisto toimii yrityksen kumppanina ja hoitaa taustalla kaiken sen, mitä onnistunut tapahtuma vaatii. Toimisto voi ottaa vastuun koko projektista niin sanotulla avaimet käteen -periaatteella, jolloin yrityksen ei tarvitse koordinoida useita alihankkijoita tai seurata yksityiskohtia itse. Vaihtoehtoisesti yritys voi tilata vain osatoteutuksen, esimerkiksi tekniikan, esiintyjät tai juonnon, ja hoitaa muun itse.
Ulkoistaminen ei tarkoita kontrollin menettämistä. Hyvä tapahtumatoimisto pitää asiakkaan ajan tasalla kaikissa vaiheissa ja räätälöi toteutuksen yrityksen toiveiden, brändin ja budjetin mukaan.
Mitä hyötyjä tapahtumatuotannon ulkoistamisesta on yritykselle?
Tapahtumatuotannon ulkoistamisen suurin hyöty yritykselle on ajansäästö ja ammattimainen lopputulos. Yritys saa käyttöönsä tapahtumatoimiston laajan verkoston, kokemuksen ja resurssit ilman, että sen täytyy rakentaa niitä itse. Samalla henkilöstö voi keskittyä omaan ydintyöhönsä tapahtuman järjestelyjen sijaan.
Konkreettisia hyötyjä ovat muun muassa:
- Kustannustehokkuus: Ammattilaisella on valmiit kumppanuudet ja neuvotteluvoima, joten tapahtuma toteutuu usein edullisemmin kuin itse järjestettynä.
- Riskienhallinta: Kokenut toimisto osaa ennakoida ongelmat ja reagoida niihin nopeasti, oli kyse sitten tekniikkavioista tai aikataulumuutoksista.
- Laadukas sisältö: Tapahtumatoimistolla on pääsy laajaan esiintyjä- ja juontajaverkostoon, jolloin tapahtuman ohjelma on ammattimaista ja vaikuttavaa.
- Skaalautuvuus: Tapahtumatoimisto pystyy toteuttamaan niin pienen kokouksen kuin suuren festivaalinkin samalla ammattitaidolla.
Ulkoistaminen tuo myös tuoreita ideoita. Tapahtumatoimisto näkee jatkuvasti, mikä toimii eri toimialoilla ja erilaisissa tapahtumissa, joten se pystyy tarjoamaan ratkaisuja, joita yritys ei välttämättä osaisi itse keksiä.
Milloin tapahtumatuotanto kannattaa ulkoistaa kokonaan?
Tapahtumatuotanto kannattaa ulkoistaa kokonaan silloin, kun tapahtuma on strategisesti tärkeä, teknisesti vaativa tai osallistujamäärältään suuri. Myös tilanteissa, joissa yrityksellä ei ole omaa tapahtumaosaamista tai resursseja projektin hallintaan, kokonaisulkoistaminen on selkein ja turvallisin vaihtoehto.
Kokonaisulkoistaminen on erityisen perusteltua, kun:
- Tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa tai poikkeuksellisessa paikassa
- Tapahtumaan liittyy monimutkainen tekniikka, kuten AV-tuotanto, livestriimaus tai erikoisvalaistus
- Osallistujia on paljon ja logistiikka on laaja
- Tapahtuma järjestetään ulkomailla tai vieraassa kaupungissa
- Yrityksessä ei ole henkilöä, joka voisi omistautua projektin koordinointiin
Pienempiinkin tapahtumiin kokonaisulkoistaminen voi olla järkevää, jos yrityksen johdon tai henkilöstön aika on arvokasta. Tapahtumatuotannon ulkoistaminen vapauttaa ne tunnit suoraan liiketoimintaan.
Mitä tapahtumatoimistolta kannattaa pyytää tarjouksessa?
Tapahtumatoimistolta pyydettävässä tarjouksessa kannattaa eritellä tapahtuman perustiedot ja pyytää toimistoa kuvaamaan, miten se toteuttaisi tapahtuman kokonaisuutena. Hyvä tarjous sisältää selkeän kuvauksen toteutuksesta, aikataulusta, vastuunjaosta ja kustannusrakenteesta.
Tarjouspyynnössä on hyödyllistä kertoa ainakin:
- Tapahtuman ajankohta ja kesto
- Arvioitu osallistujamäärä
- Tapahtumapaikka tai toivottu sijainti
- Tapahtuman tavoite ja tunnelma
- Alustava budjetti tai budjettihaarukka
Tarjouksessa kannattaa pyytää toimistoa myös kuvaamaan, mitä osatoteutuksia se hoitaa itse ja mitä se hankkii alihankkijoilta. Lisäksi on hyvä kysyä referenssejä vastaavista tapahtumista ja selvittää, kuka on projektin vastuuhenkilö koko prosessin ajan.
Miten luotettava tapahtumatoimisto tunnistetaan?
Luotettava tapahtumatoimisto tunnistetaan pitkästä kokemuksesta, läpinäkyvästä toiminnasta ja alan jäsenyyksistä. Toimiston tulee pystyä osoittamaan referenssit, kertomaan selkeästi toimintatavoistaan ja täyttämään tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet.
Luotettavuuden merkkejä ovat muun muassa:
- Alan jäsenyydet: Esimerkiksi Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n tai Tapahtumateollisuus ry:n jäsenyys kertoo sitoutumisesta alan eettisiin standardeihin.
- Tilaajavastuulaki: Toimisto on Luotettava Kumppani -sertifioitu tai pystyy muuten osoittamaan, että sen velvoitteet työnantajana ja alihankkijana ovat kunnossa.
- Kokemus ja volyymi: Toimisto, joka toteuttaa satoja tai tuhansia toimeksiantoja vuosittain, on todistettavasti kykenevä hallitsemaan myös vaativat projektit.
- Selkeä viestintä: Luotettava kumppani vastaa nopeasti, esittää kysymyksiä ymmärtääkseen tarpeet ja antaa realistisia lupauksia.
Me MagnumEventsillä olemme toimineet alalla vuosikymmeniä ja hoidamme vuosittain noin 4 000 toimeksiantoa. Olemme sekä Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n että Tapahtumateollisuus ry:n jäsen ja tilaajavastuulain mukainen Luotettava Kumppani, joten yrityksesi voi luottaa siihen, että kaikki on hoidettu vastuullisesti ja ammattimaisesti.
Haluatko tietää, miten voisimme toteuttaa juuri teidän tapahtumanne? Pyydä meiltä maksuton tarjous. Kerro tapahtumasi ajankohta, paikka, osallistujamäärä ja budjetti, niin rakennamme yhdessä tapahtuman, joka vastaa täsmälleen teidän tarpeitanne.
