Henkilöstötapahtuma kannattaa järjestää silloin, kun yrityksellä on selkeä tarve vahvistaa yhteishenkeä, palkita henkilöstöä tai viestiä tärkeistä muutoksista. Paras ajankohta riippuu tapahtuman tavoitteesta, yrityksen vuosirytmistä ja osallistujien arjesta. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset ajoituksen suunnittelun tueksi.
Mitkä tilanteet sopivat parhaiten henkilöstötapahtuman järjestämiseen?
Henkilöstötapahtuma sopii parhaiten tilanteisiin, joissa yritys haluaa vahvistaa yhteisöllisyyttä, juhlia saavutuksia tai tukea muutosta. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi yrityksen vuosijuhla, strategian uudistuminen, fuusio, pitkäaikaisen työntekijän juhlavuosi tai yksinkertaisesti arjen vastapainoksi järjestetty virkistystapahtuma.
Yhteishengen rakentaminen on yksi yleisimmistä syistä järjestää henkilöstön virkistystapahtuma. Kun tiimit työskentelevät etänä tai hajautuneesti, kasvokkain kohtaaminen tekee erityisen suuren vaikutuksen. Tapahtuma tarjoaa luontevan tilan tutustua kollegoihin eri tavalla kuin palavereissa.
Muutostilanteet, kuten organisaatiorakenteiden uudistukset tai johdon vaihdokset, ovat myös otollisia hetkiä. Silloin henkilöstötapahtuma toimii viestinnällisenä siltana: se antaa johdolle mahdollisuuden kohdata henkilöstö avoimesti ja henkilöstölle tilaisuuden kysyä ja tulla kuulluksi. Näin tapahtuma tukee muutosjohtamista konkreettisesti.
Kuinka usein henkilöstötapahtuma kannattaa järjestää?
Useimmille yrityksille sopiva tahti on yksi tai kaksi henkilöstötapahtumaa vuodessa. Yksi suurempi vuosijuhla tai kesätapahtuma on peruslähtökohta, mutta monet yritykset täydentävät tätä pienemmillä, tiimikohtaisilla virkistyspäivillä kvartaaleittain.
Tapahtumien tiheyteen vaikuttaa eniten yrityksen koko ja budjetti. Pienemmässä organisaatiossa yksi vuosittainen yhteinen tapahtuma voi riittää, kun taas suurissa konserneissa tarvitaan useampia tilaisuuksia, jotta kaikki pääsevät osallistumaan ja kokemaan yhteenkuuluvuutta.
Laadulla on enemmän merkitystä kuin määrällä. Yksi hyvin suunniteltu, elämyksellinen tapahtuma jättää pidemmän positiivisen jäljen kuin useampi kiireesti kasattu tilaisuus. Tapahtumien väliin kannattaa jättää riittävästi aikaa, jotta osallistujat ehtivät odottaa seuraavaa ja tapahtuma säilyttää erityisyytensä.
Mikä on paras vuodenaika henkilöstötapahtumalle?
Paras vuodenaika henkilöstötapahtumalle on kevät tai syksy. Toukokuu ja syyskuu ovat erityisen suosittuja kuukausia, koska silloin lomakausi ei ole päällä, sääolosuhteet ovat kohtuulliset ja henkilöstöllä on energiaa osallistua. Kesäjuhlat ovat perinteinen poikkeus, mutta ne vaativat erityistä huomiota aikataulutuksessa.
Kevättapahtumat, erityisesti huhti-toukokuussa, sopivat hyvin alkuvuoden ponnistusten palkitsemiseen ja kesän avaukseen. Syksytapahtumat taas toimivat luontevana yhteenvetona vuodesta ja motivoivat loppuvuoden työskentelyyn. Molemmat ajankohdat tarjoavat myös laajemman valikoiman tapahtumapaikkoja ja esiintyjiä, koska kilpailu suosituimmista päivämääristä on vähäisempää kuin joulukuussa.
Joulujuhla on monelle yritykselle kiinteä osa vuosikalenteria, ja se on ehdottomasti arvokas perinne. Kannattaa kuitenkin muistaa, että joulukuu on tapahtumatoimistojen ja tilojen kiireisintä aikaa, joten varaukset on tehtävä hyvissä ajoin jo alkuvuodesta.
Miten henkilöstötapahtuman ajankohta vaikuttaa osallistumiseen?
Henkilöstötapahtuman ajankohta vaikuttaa suoraan osallistumisasteeseen. Lomakauden, kiireisten kvartaalien tai suurten projektien aikainen tapahtuma voi johtaa alhaiseen osallistumiseen, vaikka tapahtuma itsessään olisi hyvin suunniteltu. Parhaat osallistumisluvut saadaan, kun tapahtuma sijoitetaan rauhallisempaan ajankohtaan.
Viikonpäivällä on myös merkitystä. Torstai on monille yrityksille toimivin valinta: maanantait ja tiistait ovat usein täynnä palavereita, ja perjantaisin moni haluaa lähteä aikaisin viikonlopulle. Torstai-ilta tai koko torstai varattuna tapahtumalle toimii yleensä hyvin sekä työnantajan että henkilöstön kannalta.
Etukäteisviestintä ja selkeä kutsu hyvissä ajoin parantavat osallistumista merkittävästi. Kun henkilöstö tietää tapahtumasta riittävän ajoissa, he voivat järjestää aikataulunsa sen mukaisesti. Vähintään kuukauden varoitusaika on suositeltavaa, suuremmille tapahtumille kaksi tai kolme kuukautta.
Miten tapahtumanjärjestäjä auttaa ajoituksen suunnittelussa?
Kokenut tapahtumanjärjestäjä auttaa löytämään optimaalisen ajankohdan henkilöstötapahtumalle analysoimalla yrityksen vuosirytmiä, tilojen saatavuutta ja esiintyjien kalentereita. Ammattilainen tunnistaa myös riskit, kuten päällekkäisyydet muiden alan tapahtumien tai sesonkiaikojen kanssa, joita yritys ei itse välttämättä osaa ennakoida.
Me MagnumEventsilla autamme asiakkaitamme ajoituksen suunnittelussa jo tarjouspyyntövaiheessa. Kun kerrot meille tapahtumasi tavoitteet, osallistujamäärän ja alustavat toiveet, voimme ehdottaa sopivia ajankohtia ja varmistaa, että parhaat tilat ja esiintyjät ovat käytettävissä juuri sinulle.
Tapahtumanjärjestäjän verkostot ovat erityisen arvokkaita silloin, kun halutaan varata suosittuja esiintyjiä tai uniikkeja tapahtumapaikkoja. Suosituimmat päivämäärät täyttyvät kuukausia etukäteen, joten varhainen suunnittelu yhdessä ammattilaisen kanssa varmistaa, että saat juuri haluamasi kokonaisuuden.
Haluatko järjestää onnistuneen henkilöstötapahtuman? Pyydä meiltä tarjous tapahtumaasi. Kerro meille tapahtuman ajankohta, paikka, osallistujamäärä ja budjetti, niin rakennamme teille sopivan kokonaisuuden avaimet käteen tai osatoteutuksena. Olemme toteuttaneet satoja yritystapahtumia ympäri Suomen ja mielellämme myös ulkomailla.
