Yritystapahtuman järjestäminen kannattaa ulkoistaa tapahtumatoimistolle silloin, kun tapahtuma on riittävän suuri tai monimutkainen, oma henkilöstöresurssi on rajallinen tai lopputulokselta odotetaan erityistä ammattilaistasoa. Ulkoistaminen ei ole vain suuryritysten etuoikeus: myös pienemmät organisaatiot hyötyvät tapahtumatoimiston osaamisesta ja verkostoista, kun halutaan varmistaa onnistunut kokemus ilman kohtuutonta kuormitusta omalle tiimille. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat sinua päättämään, onko ulkoistaminen oikea ratkaisu juuri teillenne.
Mitä yritystapahtuman ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa?
Yritystapahtuman ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että tapahtuman suunnittelu, koordinointi ja toteutus siirretään kokonaan tai osittain ulkopuoliselle tapahtumatoimistolle. Yritys voi ulkoistaa koko projektin avaimet käteen -periaatteella tai tilata vain tietyn osa-alueen, kuten teknisen toteutuksen, esiintyjät tai juontajan.
Käytännössä ulkoistaminen alkaa tarjouspyynnöllä, jonka jälkeen tapahtumatoimisto ottaa vastuun sovitusta kokonaisuudesta. Tämä voi tarkoittaa tapahtumapaikan etsimistä, aikataulujen hallintaa, alihankkijoiden kilpailuttamista, tekniikan rakentamista tai vaikkapa ohjelman sisällön suunnittelua. Tilaaja pysyy mukana päätöksenteossa, mutta operatiivinen vastuu siirtyy ammattilaiselle.
Ulkoistaminen ei tarkoita kontrollin menettämistä. Hyvä tapahtumatoimisto toimii kumppanina, joka toteuttaa tilaajan vision ammattimaisesti ja pitää asiakkaan ajan tasalla koko prosessin ajan.
Millaisiin tilanteisiin tapahtumatoimisto sopii parhaiten?
Tapahtumatoimisto sopii parhaiten tilanteisiin, joissa tapahtuma on laajuudeltaan, vaativuudeltaan tai aikataulultaan sellainen, ettei oman organisaation resurssit riitä laadukkaaseen toteutukseen. Erityisesti suuret kokoukset, seminaarit, vuosijuhlat, ulkotapahtumat ja yrityksen omat festivaalit hyötyvät ulkopuolisesta ammattitaidosta.
Tapahtumatoimiston käyttäminen on erityisen perusteltua seuraavissa tilanteissa:
- Tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa tai on selvästi normaalia suurempi
- Osallistujamäärä on suuri tai yleisö koostuu tärkeistä sidosryhmistä, kuten asiakkaista tai yhteistyökumppaneista
- Tapahtumalla on tiukka aikataulu eikä sisäisillä tiimeillä ole kapasiteettia ottaa lisäprojektia
- Tapahtuma vaatii erityistä teknistä osaamista, kuten AV-tekniikkaa, livestreamausta tai erikoisvalaisua
- Tapahtuma järjestetään ulkomailla tai vieraassa kaupungissa ilman paikallisia kontakteja
- Halutaan esiintyjiä, juontaja tai muuta ohjelmasisältöä, jonka hankkiminen vaatii laajaa verkostoa
Tapahtumatoimisto on myös erinomainen kumppani silloin, kun tapahtuma toistuu vuosittain ja halutaan kehittää konseptia edellisvuodesta eteenpäin ilman, että sama työ tehdään aina alusta.
Mitä hyötyjä tapahtumatoimiston käyttämisestä on?
Tapahtumatoimiston käyttämisen suurin hyöty on ammattimainen lopputulos yhdistettynä tilaajan ajansäästöön. Kokenut toimisto tuo mukanaan laajan toimittaja- ja esiintyjäverkoston, teknisen osaamisen sekä prosessit, jotka on hiottu vuosien kokemusten myötä toimiviksi.
Osaaminen ja verkostot
Tapahtumatoimistolla on valmiit suhteet tapahtumatekniikan toimittajiin, esiintyjäagentteihin, cateringyrityksiin ja tapahtumapaikkoihin. Tämä tarkoittaa nopeampaa hankintaa, parempia hintoja ja luotettavampia kumppaneita kuin mitä yksittäinen yritys pystyisi itse neuvottelemaan. Me MagnumEventsillä hoidamme vuosittain noin 4 000 toimeksiantoa, mikä tarkoittaa käytännössä erittäin laajaa ja testattua yhteistyöverkostoa.
Riskienhallinta ja vastuunkanto
Tapahtumatoimisto kantaa vastuun toteutuksesta ja reagoi nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Kun jokin menee pieleen, kuten tekniikka hajoaa tai esiintyjä sairastuu, ammattilaisella on varasuunnitelma valmiina. Tämä vähentää merkittävästi tilaajan stressiä ja suojaa tapahtuman onnistumista.
Mitä tapahtumatoimistolle kannattaa kertoa tarjouspyyntöä tehdessä?
Tapahtumatoimistolle kannattaa kertoa tarjouspyynnössä ainakin tapahtuman ajankohta, paikka tai paikkakunta, osallistujamäärä, tapahtuman tavoite sekä alustava budjetti. Mitä enemmän taustatietoa toimistolle antaa, sitä tarkemman ja hyödyllisemmän tarjouksen se pystyy tuottamaan.
Käytännön tietojen lisäksi on tärkeää kertoa tapahtuman tunnelmasta ja tavoitteista: onko kyseessä asiakastilaisuus, henkilöstöjuhla vai vaikkapa lanseeraustapahtuma? Millainen tunnelma halutaan luoda? Onko erityisiä toiveita ohjelman suhteen? Nämä tiedot auttavat tapahtumatoimistoa räätälöimään ehdotuksen, joka vastaa juuri teidän tarpeitanne eikä ole geneerinen vakiopaketti.
Jos budjetti ei ole vielä tarkkaan tiedossa, kannattaa silti antaa suuntaa antava arvio tai kertoa, mitä edellinen vastaava tapahtuma maksoi. Tämä ohjaa toimistoa löytämään realistisia ratkaisuja eikä tuhlaa kummankaan osapuolen aikaa.
Kuinka paljon yritystapahtuman ulkoistaminen maksaa?
Yritystapahtuman ulkoistamisen hinta vaihtelee merkittävästi tapahtuman laajuuden, osallistujamäärän, ohjelman sisällön ja valittujen palvelujen mukaan. Pienemmän tilaisuuden osatoteutus voi maksaa muutamia satoja euroja, kun taas laajan vuosijuhlan tai seminaarin avaimet käteen -toteutus voi nousta kymmeniin tuhansiin euroihin.
Hinnoitteluun vaikuttavat keskeisesti seuraavat tekijät:
- Laajuus: Osatoteutus on edullisempaa kuin kokonaisvastuu koko tapahtumasta
- Osallistujamäärä: Suurempi yleisö vaatii enemmän tekniikkaa, henkilöstöä ja tilaa
- Ohjelma: Esiintyjät, juontajat ja erikoisohjelmanumerot vaikuttavat kokonaishintaan merkittävästi
- Ajankohta ja sijainti: Viikonloput, sesongit ja kaukaiset sijainnit voivat nostaa kustannuksia
- Tekniset vaatimukset: AV-tekniikka, livestreaming tai erikoisvalaisut ovat oma kustannuserä
Paras tapa selvittää oman tapahtumasi hinta on pyytää tarjous. Tapahtumatoimisto pystyy usein ehdottamaan myös vaihtoehtoisia toteutustapoja, jos budjetti on tiukka mutta tavoitteet kunnianhimoiset.
Haluatko tietää, mitä juuri teidän tapahtumanne ulkoistaminen maksaisi? Pyydä meiltä tarjous helposti: kerro tapahtumasi ajankohta, paikka, osallistujamäärä ja toiveet, niin rakennamme teille sopivan kokonaisuuden. Me MagnumEventsillä toteutamme niin pienet kokoukset kuin vaativimmatkin yritysfestivaalit, aina laadukkaasti ja teidän näköisesti.
