Palautteen kerääminen yritystapahtumasta tehokkaasti tarkoittaa lyhyen, kohdennetun palautekyselyn lähettämistä osallistujille 24–48 tunnin kuluessa tapahtuman päättymisestä. Mitä nopeammin kysely tavoittaa vastaajan, sitä tuoreemmat muistikuvat hänellä on ja sitä arvokkaampia vastaukset ovat. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset siitä, miten tapahtumapalautteen kerääminen kannattaa käytännössä toteuttaa.
Milloin palautekysely kannattaa lähettää tapahtuman jälkeen?
Palautekysely kannattaa lähettää 24–48 tunnin sisällä tapahtuman päättymisestä. Tässä aikaikkunassa tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa, tunnelma on tallella ja osallistujalla on aito motivaatio kertoa kokemuksestaan. Mitä pidempään odotat, sitä enemmän vastausprosentti laskee.
Jos kyseessä on monipäiväinen tapahtuma, voit harkita lyhyen välipalautteen keruuta jo tapahtuman aikana esimerkiksi päivien välissä. Tämä antaa mahdollisuuden reagoida nopeasti, jos jokin asia kaipaa korjausta ennen seuraavaa ohjelmapäivää. Loppupalautteen voi silti lähettää vielä tapahtuman jälkeen kokonaisuuden arvioimiseksi.
Vältä lähettämästä kyselyä enää viikon kuluttua tapahtumasta. Vastausprosentti tippuu merkittävästi, ja vastaukset muuttuvat epätarkemmiksi, kun yksityiskohdat unohtuvat arjen pyörteissä.
Mitä kysymyksiä palautelomakkeeseen kannattaa sisällyttää?
Yritystapahtumapalautelomakkeeseen kannattaa sisällyttää enintään 8–12 kysymystä, jotka kattavat tapahtuman kokonaisarvion, yksittäiset osa-alueet sekä avoimen palautteen. Liian pitkä lomake karkottaa vastaajat, kun taas liian lyhyt ei tuota riittävästi kehityskelpoista tietoa.
Hyvä palautelomake sisältää tyypillisesti seuraavat elementit:
- Kokonaisarvio tapahtumasta asteikolla 1–5 tai 1–10
- Sisällön laatu ja relevanssi osallistujan näkökulmasta
- Käytännön järjestelyt kuten aikataulu, tila, tekniikka ja tarjoilu
- Esiintyjien tai puhujien arviointi erikseen, jos tapahtumassa on ollut ohjelmaa
- Suositteluhalukkuus eli NPS-kysymys: ”Suosittelisitko tätä tapahtumaa kollegallesi?”
- Avoin kenttä vapaalle palautteelle ja kehitysehdotuksille
Muotoile kysymykset mahdollisimman konkreettisiksi. Sen sijaan että kysyt ”Oliko tapahtuma hyvä?”, kysy ”Vastasiko tapahtuman sisältö odotuksiasi?” Tarkka kysymys tuottaa tarkemman vastauksen.
Mikä on paras kanava kerätä tapahtumapalautetta?
Paras kanava tapahtumapalautteen keräämiseen on sähköpostitse lähetettävä linkki digitaaliseen kyselylomakkeeseen. Sähköposti tavoittaa osallistujat suoraan, ja digitaalinen lomake mahdollistaa vastausten automaattisen koonnin ja analysoinnin ilman manuaalista työtä.
Kanavan valinnassa kannattaa kuitenkin huomioida kohderyhmä ja tapahtuman luonne:
- Sähköpostilinkki toimii parhaiten seminaareissa, koulutuksissa ja kokouksissa, joissa osallistujien yhteystiedot ovat valmiiksi saatavilla
- QR-koodi paikan päällä sopii erinomaisesti messuille tai ulkotapahtumiin, joissa halutaan kerätä palaute heti tapahtuman päättyessä
- Tekstiviesti toimii tilanteissa, joissa sähköpostin avausaste on historiallisesti heikko tai kohderyhmä käyttää puhelinta ensisijaisena viestintävälineenä
Vältä paperisia palautelomakkeita, ellei tapahtuman luonne erikseen vaadi niitä. Paperivastausten manuaalinen syöttäminen vie aikaa ja lisää virheiden riskiä analyysivaiheessa.
Miten saat enemmän vastaajia palautekyselyyn?
Saat enemmän vastaajia palautekyselyyn pitämällä lomakkeen lyhyenä, viestimällä sen täyttämiseen kuluvan ajan etukäteen ja lähettämällä tarvittaessa yhden muistutuksen. Vastausprosentti nousee selvästi, kun osallistuja tietää jo saateviestissä, että kyselyyn menee vain kolme minuuttia.
Muita käytännönläheisiä keinoja vastausprosentin nostamiseen:
- Mainitse palautekyselystä jo tapahtuman aikana, esimerkiksi juontajan suulla ennen tilaisuuden päättymistä
- Kirjoita saateviesti henkilökohtaisesti ja kerro lyhyesti, mihin palautetta käytetään
- Lähetä yksi muistutusviesti noin kolme päivää ensimmäisen kyselyn jälkeen niille, jotka eivät ole vielä vastanneet
- Harkitse pientä kannustinta kuten arvontaa tai hyödyllistä sisältöä vastaajille, jos kohderyhmä ja tapahtuman luonne sen sallivat
- Optimoi kysely mobiililaitteille, sillä suuri osa sähköposteista avataan puhelimella
Tärkeintä on, että osallistuja kokee palautteensa olevan oikeasti arvokas. Avoin ja rehellinen viestintä siitä, miten vastauksia hyödynnetään, lisää motivaatiota vastata.
Miten tapahtumapalautetta hyödynnetään seuraavan tapahtuman suunnittelussa?
Tapahtumapalautetta hyödynnetään seuraavan tapahtuman suunnittelussa analysoimalla vastaukset systemaattisesti heti keräysvaiheen jälkeen, tunnistamalla toistuvat teemat sekä tekemällä konkreettiset muutokset niihin osa-alueisiin, jotka saivat heikoimmat arviot. Palaute on arvokas vain, jos se johtaa toimenpiteisiin.
Käytännössä kannattaa edetä seuraavasti:
- Kokoa yhteenveto numeerisista arvioista ja avoimista vastauksista heti, kun vastausaika on päättynyt
- Ryhmittele palaute teemoittain: sisältö, logistiikka, tekniikka, ohjelma ja tunnelma
- Tunnista toistuvat kehityskohdat ja priorisoi ne vaikuttavuuden mukaan
- Jaa tulokset tapahtuman suunnittelutiimin kanssa ja kirjaa sovitut muutokset dokumenttiin
- Viesti tuloksista osallistujille lyhyesti, esimerkiksi kiitosviestissä: ”Kuulimme palautteenne ja teemme ensi kerralla näin”
Palautteen tallentaminen ja vertailu tapahtumasta toiseen on erityisen arvokasta. Kun näet pitkällä aikavälillä, mitkä osa-alueet kehittyvät ja mitkä pysyvät haasteina, pystyt tekemään parempia päätöksiä jo suunnitteluvaiheessa.
Me MagnumEventsillä autamme yrityksiä rakentamaan tapahtumia, joista jää positiivinen muistijälki ja joista kerätty palaute ohjaa aidosti kehitystä. Olitpa suunnittelemassa seminaaria, vuosijuhlaa tai suurempaa yritystapahtumaa, pyydä meiltä tarjous ja rakennetaan yhdessä tapahtuma, josta osallistujat haluavat kertoa hyvää.
