Tapahtumatuotannon ulkoistaminen kannattaa, koska se vapauttaa yrityksen resurssit ydintoimintaan samalla kun tapahtuman laatu ja sujuvuus paranevat ammattilaisten käsissä. Tapahtumatoimiston asiantuntemus, vakiintuneet toimittajaverkostot ja käytännön kokemus tuottavat tuloksia, joihin yrityksen oma henkilöstö harvoin pystyy ilman merkittävää ajankäyttöä. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, joita yritykset pohtivat ennen ulkoistamispäätöstä.
Mitä tapahtumatuotannon ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa?
Tapahtumatuotannon ulkoistaminen tarkoittaa, että yritys siirtää tapahtumansa suunnittelun, järjestelyn tai teknisen toteutuksen kokonaan tai osittain ulkopuolisen tapahtumatoimiston vastuulle. Ulkoistaminen voi kattaa kaiken ideoinnista paikanvalintaan, tekniikkaan, esiintyjiin ja juontajiin, tai se voi rajautua vain tiettyihin osa-alueisiin.
Käytännössä ulkoistaminen tarkoittaa, että tapahtumatoimisto toimii tilaajan edustajana ja koordinoi kaikki tapahtuman osatekijät. Tilaaja määrittelee tavoitteet, budjetin ja toiveet, minkä jälkeen toimisto kantaa vastuun toteutuksesta. Tämä voi tarkoittaa niin yksittäisen seminaarin järjestämistä kuin vuosittain toistuvien yritystapahtumien kokonaishallinnoinnista sopimista.
Ulkoistaminen on mahdollista toteuttaa kahdella tavalla: osatoteutuksena, jossa yritys hoitaa osan itse ja ulkoistaa esimerkiksi tekniikan tai ohjelmapalvelut, tai avaimet käteen -periaatteella, jossa tapahtumatoimisto vastaa kaikesta alusta loppuun.
Mitä hyötyjä tapahtumatuotannon ulkoistamisesta on yritykselle?
Tapahtumatuotannon ulkoistamisen suurin hyöty yritykselle on ajansäästö ja ammattimainen lopputulos ilman sisäistä kuormitusta. Tapahtumatoimistolla on valmiit prosessit, luotettavat alihankkijat ja kokemusta yllättävien tilanteiden hallinnasta, joten virheet ja viivästykset jäävät vähemmälle.
Resurssien vapautuminen ydinliiketoimintaan
Yritystapahtuman järjestäminen vie enemmän aikaa kuin useimmat arvioivat. Tarjouspyyntöjen lähettäminen, toimittajien koordinointi, aikataulujen yhteensovittaminen ja teknisten yksityiskohtien hallinta kuormittavat henkilöstöä, jonka varsinainen tehtävä on jokin muu. Ulkoistaminen palauttaa nämä tunnit tuottavaan työhön.
Laadukkaampi tapahtuma ja parempi osallistujakokemus
Ammattitaitoinen tapahtumatoimisto tuo mukanaan verkostot, jotka ovat rakentuneet vuosien kokemuksen myötä. Oikeat esiintyjät, toimiva tekniikka ja sujuva ohjelmarakenne syntyvät helpommin, kun toteuttajalla on satoja vastaavia projekteja taustallaan. Lopputulos näkyy suoraan osallistujien kokemuksessa ja tapahtuman jättämässä mielikuvassa.
Riskienhallinta ja luotettavuus
Kokenut tapahtumatoimisto osaa ennakoida yleisimmät ongelmat ennen kuin ne syntyvät. Varasuunnitelmat, toimittajien luotettavuuden arviointi ja tilaajavastuulain vaatimusten täyttäminen ovat osa ammattimaista tapahtumajärjestelyä, johon harvalla yrityksellä on valmiudet ilman erikoisosaamista.
Milloin tapahtumatuotanto kannattaa ulkoistaa?
Tapahtumatuotanto kannattaa ulkoistaa erityisesti silloin, kun tapahtuma on yritykselle strategisesti tärkeä, osallistujamäärä on suuri tai tapahtumalla on tiukka aikataulu. Myös toistuvat tapahtumat, kuten vuosijuhlat tai asiakastilaisuudet, hyötyvät ulkoistamisesta, koska toimisto oppii tuntemaan tilaajan tarpeet ja prosessit syvenevät vuosi vuodelta.
Ulkoistaminen on erityisen perusteltua näissä tilanteissa:
- Yrityksellä ei ole omaa tapahtumatuotannon osaamista tai henkilöstöä
- Tapahtuma vaatii erityistekniikkaa, kuten AV-tuotantoa, livestriimausta tai erikoisvalaistusta
- Tapahtuma järjestetään tuntemattomassa kaupungissa tai ulkomailla
- Sisäinen henkilöstö on jo täystyöllistetty muilla projekteilla
- Tapahtumaan tarvitaan esiintyjiä, juontajia tai muita ulkopuolisia sisältöpalveluja
Pienikin tilaisuus voi hyötyä ulkoistamisesta, jos sen onnistuminen on yritykselle tärkeää eikä sisäistä kapasiteettia ole riittävästi.
Kuinka paljon tapahtumatuotannon ulkoistaminen maksaa?
Tapahtumatuotannon ulkoistamisen hinta vaihtelee merkittävästi tapahtuman laajuuden, osallistujamäärän, paikan, teknisten vaatimusten ja tarvittavien sisältöpalvelujen mukaan. Yleispätevää hintaa ei ole, mutta kustannukset muodostuvat tyypillisesti suunnittelusta, koordinoinnista, tekniikasta, esiintyjistä ja mahdollisista alihankkijoista.
Hinnoittelu voidaan rakentaa useilla tavoilla:
- Kiinteä projektihinta, jossa kaikki sovitut palvelut sisältyvät ennalta määriteltyyn hintaan
- Tuntiperusteinen laskutus suunnittelu- ja koordinointityöstä
- Osatoteutus, jossa tilaaja ostaa vain tietyt palvelut, kuten tekniikan tai esiintyjät
Paras tapa selvittää kustannukset on pyytää tarjous suoraan tapahtumatoimistolta. Tarjouspyynnössä kannattaa mainita tapahtuman ajankohta, paikka, arvioitu osallistujamäärä ja budjettiraamit, jotta toimisto voi rakentaa realistisen ehdotuksen.
Miten valita oikea tapahtumatoimisto kumppaniksesi?
Oikea tapahtumatoimisto kumppaniksesi löytyy arvioimalla toimiston kokemusta, referenssejä, palveluvalikoimaa ja yhteistyön sujuvuutta. Pitkä toimintahistoria, alan jäsenyydet ja tilaajavastuulain mukainen luotettavuusluokitus kertovat toimiston vakavuudesta ja ammattimaisuudesta.
Kiinnitä valinnassa huomiota erityisesti seuraaviin tekijöihin:
- Kokemus ja referenssit: Onko toimistolla näyttöä samankaltaisista tapahtumista?
- Palvelujen kattavuus: Pystyykö toimisto hoitamaan kaiken suunnittelusta toteutukseen, vai tarvitaanko useita alihankkijoita?
- Verkostot: Onko toimistolla valmiit suhteet luotettaviin esiintyjiin, tekniikkatoimittajiin ja tapahtumapalveluihin?
- Luotettavuus: Onko toimisto alan järjestöjen jäsen ja tilaajavastuulain mukainen kumppani?
- Yhteistyön tuntu: Kuunteleeko toimisto toiveitasi ja tarjoaako se ratkaisuja juuri sinun tapahtumaasi?
Me MagnumEventsillä olemme toimineet tapahtumatuotannon parissa vuosikymmeniä, ja hoidamme vuosittain noin 4 000 toimeksiantoa messuosastoista vuosijuhliin ja festivaaleihin. Olemme Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n sekä Tapahtumateollisuus ry:n jäsen ja tilaajavastuulain mukainen Luotettava Kumppani.
Haluatko tietää, mitä yritystapahtumasi toteutus meiltä maksaisi? Pyydä meiltä tarjous kertomalla tapahtumasi ajankohta, paikka, osallistujamäärä ja budjetti, niin rakennamme sinulle sopivan ratkaisun, olipa kyse kokouksesta, seminaarista, ulkotapahtumasta tai yrityksen omasta festivaalista.
