Ulkopuolinen tapahtumatuottaja kannattaa valita silloin, kun tapahtuman laajuus, tekninen vaativuus tai aikataulu ylittää oman organisaation resurssit. Tämä pätee erityisesti yrityksiin, joilla ei ole sisäistä tapahtumaosaamista tai joiden henkilöstö on jo täystyöllistetty. Seuraavat kysymykset auttavat arvioimaan, onko ammattimainen tapahtumatoimisto oikea ratkaisu juuri sinun tilanteeseesi.
Mitä ulkopuolinen tapahtumatuottaja käytännössä tekee?
Ulkopuolinen tapahtumatuottaja vastaa tapahtuman suunnittelusta, koordinoinnista ja teknisestä toteutuksesta tilaajan puolesta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tapahtumatuottaja hoitaa kaiken paikan valinnasta esiintyjien hankintaan, tekniikan rakentamisesta aikataulujen hallintaan, joko osittain tai täysin avaimet käteen -periaatteella.
Tapahtumatuottajan rooli vaihtelee toimeksiannon laajuuden mukaan. Pienemmässä toimeksiannossa tuottaja voi hoitaa vain yhden osa-alueen, kuten esiintyjävaraukset tai AV-tekniikan. Laajemmassa kokonaisuudessa tuottaja ottaa vastuun koko prosessista: budjetoinnista, alihankkijoiden kilpailuttamisesta, lupa-asioista, viestinnästä ja tapahtumapäivän johtamisesta.
Me MagnumEventsillä hoidamme vuosittain noin 4 000 toimeksiantoa, jotka kattavat niin pienet kokoukset kuin suuret festivaalitkin. Tämä laaja kokemus tarkoittaa, että tunnistamme nopeasti, mitä mikäkin tapahtuma vaatii ja miten se kannattaa toteuttaa.
Millaisiin tapahtumiin tapahtumatuottaja kannattaa palkata?
Tapahtumatuottaja kannattaa palkata erityisesti silloin, kun kyseessä on suuri osallistujamäärä, monimutkainen tekniikka, tiukka aikataulu tai korkeat odotukset. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi vuosijuhlat, seminaarit, messut, asiakastilaisuudet ja ulkotapahtumat, joissa onnistuminen on yritykselle tärkeää.
Ammattimainen tapahtumatuottaja tuo erityistä lisäarvoa tilanteissa, joissa:
- Tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa tai uudessa ympäristössä
- Osallistujia on useita kymmeniä tai satoja
- Tapahtumaan sisältyy esiintyjiä, juontajia tai erityistä AV-tekniikkaa
- Tapahtuma järjestetään ulkomailla tai vieraassa kaupungissa
- Brändin tai yrityksen maine on vahvasti sidottu tapahtuman onnistumiseen
Myös toistuvat tapahtumat, kuten vuosittaiset henkilöstöjuhlat tai asiakaspäivät, hyötyvät ammattituottajasta. Kun perusrakenne on kerran rakennettu yhdessä, seuraavien toteutusten suunnittelu nopeutuu ja laatu pysyy tasaisena.
Miksi oman henkilöstön aika ei riitä tapahtuman järjestämiseen?
Tapahtuman järjestäminen vie huomattavasti enemmän aikaa kuin useimmat organisaatiot etukäteen arvioivat. Yritystapahtuman koordinointi vaatii kymmeniä tai jopa satoja työtunteja, jotka ovat pois henkilöstön varsinaisista työtehtävistä, ja tämä rasitus kohdistuu usein juuri niihin ihmisiin, joita tarvitaan eniten muualla.
Tapahtuman järjestäminen on myös erikoisosaamista. Paikan varaaminen, tarjoilujen kilpailuttaminen ja kutsujen lähettäminen onnistuu monelta, mutta tekniikan hallinta, esiintyjäneuvottelut, lupa-asiat ja yllättäviin tilanteisiin reagoiminen vaativat kokemusta, jota kertyy vain tekemällä. Ilman tätä kokemusta virheisiin kuluu sekä aikaa että rahaa.
Lisäksi tapahtumapäivänä oman henkilöstön on usein tarkoitus olla läsnä osallistujana, ei järjestäjänä. Kun tuotannollinen vastuu on ulkopuolisella tapahtumatoimistolla, yrityksen edustajat voivat keskittyä verkostoitumiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen ja tapahtuman sisältöön.
Miten tapahtumatuottajan kustannukset vertautuvat itse järjestämiseen?
Tapahtumatuottajan palkkaaminen on usein kustannustehokkaampaa kuin miltä se ensisilmäyksellä näyttää, kun lasketaan mukaan oman henkilöstön käyttämä aika, mahdolliset virheet ja menetetyt alennukset. Ammattituottajalla on vakiintuneet toimittajaverkostot ja neuvotteluvoima, joita yksittäisellä yrityksellä ei ole.
Vertailussa kannattaa huomioida ainakin seuraavat tekijät:
- Henkilöstökustannukset: Montako tuntia omaa henkilöstöä sitoutuu tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen, ja mikä on näiden tuntien vaihtoehtoiskustannus?
- Virheriskit: Kokematon järjestäjä voi tehdä kalliita virheitä, kuten varata liian pienen tilan tai aliarvioida tekniikkatarpeet.
- Toimittajahinnat: Tapahtumatoimistolla on usein puitesopimuksia ja vakiintuneita kumppanuuksia, jotka tuovat kustannussäästöjä.
- Laatu ja maine: Epäonnistunut tapahtuma voi vahingoittaa työnantajabrändiä tai asiakassuhteita tavalla, jonka kustannuksia on vaikea mitata jälkikäteen.
Oikea vertailu ei siis ole pelkästään tapahtumatuottajan palkkio suhteessa nollaan, vaan koko kokonaiskustannus suhteessa lopputuloksen laatuun.
Mistä tunnistaa luotettavan tapahtumatoimiston?
Luotettava tapahtumatoimisto on läpinäkyvä, referensseiltään vahva ja toimialajärjestöjen jäsen. Käytännön merkkejä luotettavuudesta ovat selkeä tarjousprosessi, kirjallinen sopimus, todennettavissa olevat referenssit ja tilaajavastuulain mukainen toiminta.
Konkreettisia asioita, joita kannattaa selvittää ennen päätöstä:
- Toimialayhteisöjen jäsenyys: Esimerkiksi Tapahtumateollisuus ry:n tai Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n jäsenyys kertoo sitoutumisesta alan eettisiin käytäntöihin.
- Luotettava Kumppani -status: Tilaajavastuulain mukainen sertifiointi osoittaa, että yritys hoitaa lakisääteiset velvoitteensa.
- Kokemus ja volyymi: Toimisto, joka toteuttaa vuosittain satoja tai tuhansia toimeksiantoja, on todennäköisesti nähnyt ja ratkaissut monenlaisia haasteita.
- Selkeä viestintä: Hyvä toimisto kysyy oikeita kysymyksiä, kuuntelee tarpeesi ja antaa konkreettisen tarjouksen ilman epämääräisiä lupauksia.
Me MagnumEventsillä olemme sekä Tapahtumateollisuus ry:n että Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n jäsen, ja meillä on tilaajavastuulain mukainen Luotettava Kumppani -sertifiointi. Vuosikymmenien kokemus ja tuhansien tapahtumien historia ovat paras todiste siitä, että osaaminen on oikeasti olemassa.
Haluatko selvittää, sopiiko tapahtumatuottaja juuri sinun tapahtumaasi? Pyydä meiltä maksuton tarjous. Kerro meille tapahtumasi ajankohta, paikka, osallistujamäärä ja toiveet, niin rakennamme sinulle sopivan kokonaisuuden, oli kyseessä sitten pieni kokous tai suuri vuosijuhla.
