Henkilöstötapahtuman ulkoistaminen tapahtumatoimistolle kannattaa useimmiten, kun tapahtumalla on selkeä tavoite, osallistujia on kymmeniä tai enemmän, tai kun yritykseltä puuttuu sisäinen osaaminen tai aikaa järjestelyihin. Ulkoistaminen vapauttaa henkilöstön omaan ydintyöhönsä ja tuo tapahtumaan ammattimaisen toteutuksen, joka näkyy laaduna ja elämyksellisyytenä. Seuraavissa osioissa käymme läpi käytännön kysymykset, jotka auttavat tekemään päätöksen.
Mitä tapahtumatoimisto hoitaa henkilöstötapahtumassa?
Tapahtumatoimisto voi hoitaa henkilöstötapahtuman joko kokonaan tai osittain. Kokonaispalvelu kattaa suunnittelun, paikan, tekniikan, ohjelman, esiintyjät, juontajan, catering-koordinoinnin ja tapahtuman aikaisen ohjauksen. Osatoteutuksessa toimisto hoitaa vain sovitun osa-alueen, kuten tekniikan tai ohjelman.
Käytännössä tapahtumatoimiston rooli henkilöstötapahtumassa voi sisältää hyvin laajan kirjon tehtäviä:
- Tapahtuman konseptointi ja ohjelmasuunnittelu
- Sopivan tapahtumapaikan etsintä ja varaus
- Esiintyjien, juontajien ja muiden sisältötuottajien hankinta
- Tekninen toteutus: ääni, valo, kuva ja lavastus
- Aikataulujen ja logistiikan koordinointi
- Tapahtuman johtaminen paikan päällä
Me MagnumEventsillä toteutamme vuosittain satoja tapahtumatoimeksiantoja, joten henkilöstötapahtuman järjestäminen on meille tuttua rutiinia. Asiakas voi tilata avaimet käteen -toteutuksen tai pyytää apua vain tiettyyn osa-alueeseen.
Milloin henkilöstötapahtuman ulkoistaminen kannattaa?
Henkilöstötapahtuman ulkoistaminen tapahtumatoimistolle kannattaa erityisesti silloin, kun tapahtuma on strategisesti tärkeä, osallistujamäärä on suuri, aikataulu on tiukka tai sisäinen osaaminen on rajallista. Mitä monimutkaisempi tapahtuma, sitä enemmän ulkoistamisesta on hyötyä.
Ulkoistaminen on erityisen järkevää seuraavissa tilanteissa:
- Tapahtuma on vuosijuhla, tiimipäivä tai muu merkittävä tilaisuus, jossa laadulla on suuri painoarvo
- Yrityksen HR- tai viestintätiimillä ei ole riittävästi aikaa tai resursseja järjestelyihin
- Tapahtumaan tarvitaan erityistekniikkaa, kuten suuria näyttöjä, livestreamausta tai monimutkaisempaa valaistusta
- Ohjelmaan halutaan ulkopuolisia esiintyjiä, puhujia tai juontaja
- Tapahtuma järjestetään vieraassa kaupungissa tai ulkomailla
Pienemmissäkin tapahtumissa ulkoistaminen voi olla kannattavaa, jos halutaan varmistaa, että kaikki sujuu suunnitellusti ilman, että järjestäjä itse stressaa tapahtumapäivänä. Ammattimainen tapahtumatuotanto näkyy osallistujille kokonaiselämyksenä.
Mitä henkilöstötapahtuman ulkoistaminen maksaa?
Henkilöstötapahtuman ulkoistamisen hinta vaihtelee merkittävästi tapahtuman laajuuden, osallistujamäärän, ohjelman ja tekniikan mukaan. Yksinkertainen osatoteutus voi maksaa muutamia satoja euroja, kun taas laaja avaimet käteen -tapahtuma sadoille henkilöille voi nousta kymmeniin tuhansiin euroihin.
Hinnoitteluun vaikuttavat keskeisesti seuraavat tekijät:
- Osallistujamäärä: Suurempi osallistujajoukko vaatii enemmän resursseja, isomman tilan ja laajemman tekniikan.
- Tapahtuman kesto: Puolen päivän tilaisuus on huomattavasti edullisempi kuin kaksipäiväinen tapahtuma.
- Ohjelma ja esiintyjät: Tunnetut esiintyjät tai erikoisohjelmat nostavat kustannuksia.
- Tekniikka: Perusäänentoisto ja valaistus ovat edullisempia kuin erikoistehosteita sisältävä tuotanto.
- Tapahtumapaikan sijainti: Matkakulut ja paikalliset erityisvaatimukset vaikuttavat kokonaishintaan.
Läpinäkyvintä on pyytää tarjous suoraan tapahtumatoimistolta. Tarkka budjetti ja toiveet auttavat toimistoa rakentamaan juuri sopivan kokonaisuuden, eikä ylimääräisiä kuluja tule yllätyksenä.
Miten tapahtumatoimisto valitaan henkilöstötapahtumaan?
Henkilöstötapahtumaan sopiva tapahtumatoimisto valitaan vertailemalla toimistojen kokemustaustaa, referenssejä, palveluvalikoimaa ja luotettavuutta. Tärkein kriteeri on se, että toimistolla on todistettua kokemusta vastaavanlaisista yritystilaisuuksista.
Valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti näihin asioihin:
- Kokemus ja referenssit: Onko toimistolla näyttöä yritystapahtumista ja henkilöstötilaisuuksista? Pyydä esimerkkejä toteutetuista tapahtumista.
- Palveluvalikoima: Tarjoaako toimisto juuri ne palvelut, joita tarvitset, kuten tekniikan, esiintyjät tai juontajan?
- Luotettavuus: Onko toimisto jäsenenä alan järjestöissä ja noudattaako se tilaajavastuulakia? Tämä kertoo ammattimaisesta toimintatavasta.
- Yhteistyön helppous: Onko kommunikointi sujuvaa ja reagoiko toimisto nopeasti?
- Hinta-laatu-suhde: Edullisin vaihtoehto ei aina ole paras. Arvioi tarjouksen sisältö kokonaisuutena.
Me olemme Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n sekä Tapahtumateollisuus ry:n jäsen ja Luotettava Kumppani -sertifioitu toimija. Nämä jäsenyydet kertovat sitoutumisestamme alan eettisiin käytäntöihin ja vastuulliseen liiketoimintaan.
Mitä tietoja tapahtumatoimisto tarvitsee tarjouksen tekemiseen?
Tapahtumatoimisto tarvitsee tarjouksen tekemiseen vähintään tapahtuman ajankohdan, arvioidun osallistujamäärän, tapahtumapaikan tai toivotun sijainnin sekä budjetin suuruusluokan. Mitä enemmän taustatietoja annat, sitä tarkemman ja osuvamman tarjouksen saat.
Hyödyllisiä taustatietoja tarjouspyyntöön ovat muun muassa:
- Ajankohta: Päivämäärä tai aikaikkuna, jolloin tapahtuma halutaan järjestää.
- Osallistujamäärä: Arvio vieraiden lukumäärästä auttaa mitoittamaan tilan ja resurssit oikein.
- Tapahtumapaikka: Onko paikka jo tiedossa vai kaipaatko ehdotuksia?
- Budjetti: Edes karkea budjettikehys auttaa toimistoa rakentamaan realistisen ehdotuksen.
- Tapahtuman tavoite: Onko kyseessä palkitsemistilaisuus, tiimipäivä, vuosijuhla vai jokin muu?
- Toivottu ohjelma: Haluatko esiintyjän, juontajan, aktiviteetteja vai muuta erityistä?
- Erityistoiveet tai rajoitteet: Esimerkiksi erityisruokavaliot, esteettömyys tai tietty teema.
Tarjouspyynnön ei tarvitse olla täydellinen. Tapahtumatoimisto osaa täydentää puuttuvat tiedot kysymällä ja ehdottamalla sopivia ratkaisuja. Tärkeintä on aloittaa keskustelu ajoissa, jotta parhaat esiintyjät ja tilat ehditään varata.
Pyydä tarjous henkilöstötapahtumallesi. Kerro meille tapahtumasi toiveet, ja me rakennamme sinulle sopivan kokonaisuuden, oli kyseessä sitten pieni tiimikokoontuminen tai suuri vuosijuhla. Ota yhteyttä ja aloitetaan suunnittelu yhdessä.
