Kyllä, henkilöstötapahtuman voi erinomaisesti järjestää ulkona. Ulkoilmatapahtuma tarjoaa yritykselle ainutlaatuisen mahdollisuuden irrottautua toimiston arjesta, vahvistaa yhteisöllisyyttä ja luoda muistettavia elämyksiä tavalla, johon sisätila harvoin pystyy. Onnistuminen edellyttää kuitenkin huolellista suunnittelua, säävarasuunnitelmia ja lupa-asioiden selvittämistä etukäteen.
Millainen sää sopii ulkona järjestettävään henkilöstötapahtumaan?
Ulkotapahtuma yritykselle onnistuu lähes kaikissa sääolosuhteissa, kun varustautuminen on tehty oikein. Suomen kesä tarjoaa parhaat edellytykset ulkoilmatapahtumalle, mutta myös alkusyksy ja kevät voivat toimia hyvin, jos tapahtuma-alueella on tarjolla katoksia, telttoja tai lämmittimiä. Ääriolosuhteet, kuten ukkonen tai myrskytuuli, ovat ainoita tilanteita, jolloin ulkotapahtumaa ei voi turvallisesti järjestää.
Käytännössä sääikkuna kannattaa pitää mahdollisimman joustavana. Lämpötilan ei tarvitse olla huippulukemissa, kun osallistujat pukeutuvat tilanteen mukaan ja tapahtuma-alueella on riittävästi varjoa aurinkoisella säällä ja suojaa viileämmällä. Telttojen, katosrakenteiden ja lämmityspisteiden avulla voidaan pidentää ulkotapahtumakautta merkittävästi.
Sääennuste kannattaa tarkistaa useammasta lähteestä viikkoa ennen tapahtumaa ja tehdä viimeiset päätökset järjestelyistä noin 48 tuntia ennen. Hyvä nyrkkisääntö on suunnitella tapahtuma niin, että se toimii myös pilvisellä tai hieman sateisella säällä ilman ohjelman muuttamista.
Mitä riskejä ulkotapahtumaan liittyy ja miten ne hallitaan?
Ulkotapahtuman suurimmat riskit ovat sää, tekniikan toimivuus ulkotiloissa sekä osallistujien turvallisuus. Nämä riskit ovat hallittavissa ennakoivalla suunnittelulla: varasuunnitelma huonon sään varalle, asianmukainen kalusto ulkokäyttöön ja selkeä viestintäsuunnitelma osallistujille ovat perusasioita, jotka jokaisen yritystapahtuman ulkona järjestäjän tulee ratkaista etukäteen.
Sää- ja tekniikkariskit
Sähkön ja äänentoiston toimivuus ulkotiloissa vaatii erilaista kalustoa kuin sisätiloissa. Aggregaatit, vedenpitävät koteloinnit ja oikein mitoitettu äänentoisto ovat välttämättömiä. Tekniikan pettäminen kesken tapahtuman on yksi yleisimmistä ongelmista, joten varakalusto ja kokenut teknikko paikan päällä ovat investointi, joka kannattaa.
Turvallisuus ja ensiapu
Suuremmissa ulkotapahtumissa on syytä varautua ensiapupisteellä tai vähintään nimetä henkilö, joka vastaa turvallisuudesta. Osallistujamäärästä riippuen tapahtumapaikalla saattaa olla myös lakisääteisiä vaatimuksia turvallisuusjärjestelyjen suhteen. Alueen esteettömyys, riittävä valaistus iltatilaisuuksissa ja selkeä poistumisreitti ovat asioita, jotka tarkistetaan jo suunnitteluvaiheessa.
Mitä lupa-asioita ulkona järjestettävä henkilöstötapahtuma vaatii?
Ulkona järjestettävä henkilöstötapahtuma saattaa vaatia useita lupia riippuen tapahtumapaikasta, osallistujamäärästä ja ohjelman luonteesta. Yleisimpiä ovat maanomistajan lupa, kunnan yleisötapahtumailmoitus sekä meluilmoitus, jos tapahtumassa soitetaan musiikkia äänentoistolaitteilla. Yksityisellä alueella pienelle henkilöstöryhmälle järjestettävä tilaisuus vaatii yleensä vähemmän byrokratiaa kuin julkisella paikalla järjestettävä suurtapahtuma.
Käytännön lupa-asiat vaihtelevat kunnittain, joten paikalliset viranomaisvaatimukset on syytä selvittää hyvissä ajoin, mieluiten vähintään kuukausi ennen tapahtumaa. Tyypillisiä selvitettäviä asioita ovat:
- Maanomistajan tai kiinteistön haltijan lupa alueen käyttöön
- Kunnan yleisötapahtumailmoitus, jos osallistujia on paljon tai tapahtuma on julkisella paikalla
- Meluilmoitus poliisille tai ympäristöviranomaiselle
- Anniskelulupa, jos tapahtumassa tarjoillaan alkoholia
- Jätehuollon järjestäminen tapahtuma-alueella
Yrityksen omalla piha-alueella tai vuokratulla yksityisalueella järjestettävä henkilöstötapahtuma on lupaprosessiltaan usein yksinkertaisempi, mutta naapureille tiedottaminen ja melun hallinta ovat silti hyvän tavan mukaisia toimia.
Mikä tekee ulkotapahtumasta onnistuneen henkilöstökokemuksen?
Onnistunut ulkoilmatapahtuma yritykselle syntyy, kun ohjelma, ympäristö ja käytännön järjestelyt tukevat toisiaan. Pelkkä ulkona oleminen ei riitä, vaan tapahtuman sisällön tulee olla suunniteltu nimenomaan ulkotilaan sopivaksi. Yhteisöllisyys, liike ja elämyksellisyys korostuvat ulkotiloissa luonnostaan, ja ne kannattaa ottaa ohjelman suunnittelun lähtökohdaksi.
Henkilöstön näkökulmasta tärkeintä on, että he tuntevat olonsa tervetulleiksi ja huomioiduiksi. Tämä tarkoittaa käytännössä riittävää tarjoilua, selkeää ohjelmaa, toimivia saniteettitilaratkaisuja ja mahdollisuutta sekä aktiiviseen osallistumiseen että rauhallisempaan seurusteluun. Pakollinen osallistuminen kaikkeen ohjelmaan harvoin toimii, joten vapaavalintaisia aktiviteetteja kannattaa suosia.
Paikan valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä. Luonnonkaunis tai muuten visuaalisesti kiinnostava ympäristö nostaa tapahtuman tunnelmaa merkittävästi. Hyvät kulkuyhteydet, riittävä pysäköinti ja esteettömyys ovat perusteita, joista ei pidä tinkiä.
Milloin kannattaa turvautua tapahtumatoimiston apuun ulkotapahtumassa?
Tapahtumatoimiston apu kannattaa hankkia, kun ulkotapahtuman koko, tekninen vaativuus tai aikataulupaine ylittää oman organisaation resurssit. Jo muutaman kymmenen hengen ulkoilmatapahtuma voi olla logistisesti monimutkainen, jos siihen liittyy äänentoisto, catering, esiintyjät ja lupa-asiat. Kokenut tapahtumatoimisto tuo mukanaan valmiit yhteistyöverkostot, tekniikan ja riskienhallinnan osaamisen.
Erityisesti seuraavissa tilanteissa ulkopuolinen apu on viisas valinta:
- Osallistujia on yli 50 henkilöä
- Tapahtumaan kuuluu teknistä toteutusta kuten äänentoisto, valaistus tai livestriimaus
- Ohjelmaan sisältyy esiintyjiä, juontaja tai erityisaktiviteetteja
- Tapahtumapaikka on vieras tai vaatii erityisjärjestelyjä
- Aikataulupaine on tiukka eikä sisäistä resurssia suunnitteluun ole riittävästi
Me MagnumEventsillä olemme toteuttaneet satoja ulkotapahtumia yrityksille ympäri Suomen. Hoidamme kaiken tapahtuman suunnittelusta tekniseen toteutukseen, lupa-asioihin ja esiintyjähankintoihin. Voit tilata meiltä joko avaimet käteen -toteutuksen tai vain tietyn osa-alueen, kuten tekniikan tai ohjelman.
Pyydä meiltä tarjous henkilöstötapahtumasi ulkototeutukseen. Kerro meille tapahtuman ajankohta, paikka, osallistujamäärä ja toiveet, niin rakennamme juuri teille sopivan kokonaisuuden. Toteutamme vaativimmatkin ulkoilmatapahtumaideat ammattitaidolla ja ilolla.
